Skuteczne odciążenie działu IT i optymalizacja kosztów w firmie: praktyczne strategie

Prowadzisz firmę, której ważną częścią jest sprawnie działający dział IT? Regularnie otrzymujesz informacje od pracowników, że mają zbyt dużo obowiązków i nie wyrabiają się z bieżącymi zadaniami? Zastanawiasz się, czy dobrym pomysłem będzie tworzenie nowych miejsc pracy i rozbudowa działu? Proponujemy rozwiązanie, które pomoże Ci zoptymalizować koszty i jednocześnie skutecznie odciążyć dział IT w Twojej firmie – więcej informacji znajdziesz w tym artykule.

Powody przeciążenia działu IT

W procesie zarządzania firmą pojawia się wiele wyzwań oraz problemów, które będą wpływać pozytywnie lub negatywnie na funkcjonowanie całej organizacji. Trudności mogą uwidocznić się między innymi w przeciążeniu działów lub poszczególnych komórek organizacyjnych. We współczesnych przedsiębiorstwach, które do funkcjonowania potrzebują Internetu, sieci oraz oprogramowania, działania związane z IT są często kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania całej struktury. Dlatego istotne jest poznanie powodów, które sprawiają, że proces zarządzania nie jest efektywny. Zdefiniowanie przyczyn występujących problemów to pierwszy krok, by wprowadzić odpowiednie środki zaradcze. Jakie mogą być powody przeciążenia działu IT?

    Niedopracowane procedury wewnętrzne

    Jedną z przyczyn, które mogą mieć wpływ na występowanie problemów w dziale IT w Twojej firmie, są niedopracowane procedury wewnętrzne. Pamiętaj, że zarządzanie organizacją to proces, którego najważniejszymi elementami są: planowanie, organizowanie, motywowanie oraz kontrola. Wraz ze zmieniającymi się warunkami wewnątrz organizacji oraz w jej otoczeniu, warto również modyfikować procedury wewnętrzne w taki sposób, by odpowiadały faktycznym potrzebom pracowników oraz całej firmy. Jakie problemy możesz napotkać, jeśli pozostawisz procedury wewnętrzne bez kontroli?

    Przestarzały sprzęt

    Firmy, które nie inwestują w odpowiedni sprzęt powinny liczyć się z tym, że może dojść do pogorszenia efektywności pracy w dziale IT. Specjaliści zamiast zajmować się swoimi zadaniami będą rozwiązywać problemy pracowników związane z codzienną obsługą urządzeń. 

     

    Brak wyraźnej struktury organizacyjnej w dziale IT

    Firmy, które nie inwestują w odpowiedni sprzęt powinny liczyć się z tym, że może dojść do pogorszenia efektywności pracy w dziale IT. Specjaliści zamiast zajmować się swoimi zadaniami będą rozwiązywać problemy pracowników związane z codzienną obsługą urządzeń. 

     

    Jak skutecznie zdefiniować problemy w dziale IT?

    W momencie, w którym znane są już przyczyny problemów w dziale IT, należy zdefiniować i nazwać codzienne trudności, wśród których można wyróżnić: przeciążenia w procesach, obniżenie motywacji pracowników, przestoje w pracy, trudności z obsługą klienta, zakłócenia w komunikacji, występowanie napięć w zespole, które przenoszą się na całą organizację. Zastanawiasz się, jak skutecznie określić, które z tych problemów są codziennością w Twoim przedsiębiorstwie?  Dobrym rozwiązaniem, które pozwoli Ci lepiej zrozumieć, co dzieje się w dziale IT, będzie rozmowa z pracownikami. Jeśli nie uzyskasz dzięki niej niezbędnych informacji, możesz poprosić swój zespół o wypełnienie ankiety lub zacząć spędzać więcej czasu z pracownikami. Wspólna, codzienna praca pozwoli Ci szybciej zdefiniować, z czym zmaga się zespół. Dobrym rozwiązaniem będą również regularne spotkania – narady, podczas których skupisz się na omawianiu problemów. Wymienione działania stanowią zaledwie pierwszy krok na drodze do skutecznego zarządzania. Jakie inne kroki możesz podjąć, by szybciej osiągnąć oczekiwane rezultaty?

     

    Outsourcing informatyczny – korzyści dla Twojej firmy

    Powierzenie opieki nad całym działem lub jego wydzieloną częścią to świetny sposób, by odciążyć pracowników i zoptymalizować koszty. Zamiast zatrudniać kolejnego specjalistę, możesz znaleźć doświadczonego partnera, który podejmie odpowiednie działania w czasie ściśle określonym w umowie. Outsourcing informatyczny będzie skuteczną formą współpracy, jeśli:

    • poznasz oczekiwania wewnątrz działu IT oraz w całej organizacji,
    • wspólnie z pracownikami zastanowisz się nad wydzieleniem konkretnych obszarów,
    • zdefiniujesz obszary do wydzielenia, kierując się efektywnością pracy oraz rachunkiem ekonomicznym,
    • dokładnie określisz obowiązki i prawa firmy, która będzie świadczyła outsourcing informatyczny,
    • poszukasz odpowiedniego partnera.

    Outsourcing informatyczny może przynieść wiele korzyści Twojej firmie. Wsparcie rzetelnego i profesjonalnego partnera – więcej o tym, czym wyróżnia się profesjonalna obsługa IT, znajdziesz w naszym artykule – pozwoli Twoim pracownikom na nowo rozdzielić zadania i ułożyć listę obowiązków. Mniej przeciążeniu specjaliści będą pracowali efektywniej. Co więcej, outsourcing jest opłacalny również pod względem ekonomicznym – miesięczna płatność za usługi będzie niższa niż koszty stworzenia nowych stanowisk pracy. Istotną przeszkodą na drodze do wdrożenia rozwiązania może okazać się opór przed zmianą w samym dziale IT. Sprawdź, jak sobie z nim poradzić – przeczytaj nasz artykuł pt.: „Outsourcing IT – jak pokonać opór przed zmianą w zespole IT?” 

    Istnieją różne sposoby, by odciążyć dział IT i zoptymalizować koszty w firmie. Zawsze warto zacząć od zdefiniowania problemów i ich przyczyn, a później poszukać najlepszego rozwiązania. Propozycją, która ma szansę okazać się najlepszą dla Twojej firmy, może być outsourcing informatyczny, czyli przekazanie opieki nad częścią zadań z działu IT zewnętrznemu partnerowi. Niezależnie od tego, które rozwiązanie wybierzesz, pamiętaj, by na bieżąco kontrolować to, co dzieje się w Twojej firmie i regularnie dokonywać niezbędnych zmian w procesie zarządzania. Jest to najlepszy sposób na utrzymanie wysokiej efektywności w działaniu organizacji.

     

    To może Cię zainteresować

    5 korzyści wynikających ze współpracy z firmą IT

    5 korzyści wynikających ze współpracy z firmą IT

    Outsourcing usług IT to temat, który wzbudza zainteresowanie firm i każe im rozważyć, czy dotychczasowa obsługa informatyczna w pełni odpowiada ich specyficznym potrzebom. W dobie digitalizacji, gdzie technologia odgrywa istotną rolę we wszystkich obszarach biznesu,...

    Szef IT, czy outsourcing IT: Analiza i porównanie

    Szef IT, czy outsourcing IT: Analiza i porównanie

    Rozwój cyfrowych technologii, postępująca digitalizacja, konieczność zautomatyzowania i usprawnienia procesów zarządzania – zespołem, procesami i dokumentami – dzisiaj przedsiębiorstwa stoją przed wieloma wyzwaniami. Brak inwestycji w rozwój cyfrowy i rozwiązania IT...

    Jak znaleźć dobrą firmę IT?

    Jak znaleźć dobrą firmę IT?

    Znalezienie odpowiedniej firmy IT może wydawać się trudne, bo choć na rynku takich ofert nie brakuje, to jednak trudno ustalić, która z nich jest najlepsza. Przy odpowiedzi na to pytanie warto zastanowić się, jakie są Twoje indywidualne potrzeby, jak działa...