Outsourcing IT – jak pokonać opór przed zmianą w zespole IT?

Zlecenie opieki nad środowiskiem IT firmie zewnętrznej to często konieczność podyktowana względami finansowymi lub organizacyjnymi. Co jednak w sytuacji, gdy w Twojej firmie jest dział IT? Inwestować w dodatkowe miejsca pracy, czy wybrać outsourcing? Jak pokonać opór przed zmianą w zespole IT wywołany pojawieniem się zewnętrznego partnera? Jeśli stoisz przed podobnym dylematem i  szukasz rozwiązania, w naszym artykule znajdziesz podpowiedzi, które pomogą Ci podjąć odpowiednie kroki!

Outsourcing w Twojej firmie

Niezależnie od tego, jaki dział w przedsiębiorstwie ma otrzymać wsparcie z zewnątrz, obawy pracowników pozostają podobne. Osoby zatrudnione martwią się o swoje stanowiska pracy, premie oraz wysokość wynagrodzeń. Dodatkowo pojawia się silny lęk przed samą zmianą. Dlatego zarząd, który chce zdecydować się na outsourcing, ma przed sobą trudne zadanie. Bardzo istotną kwestią staje się zarządzanie całym procesem zmiany. Jeśli w Twojej firmie istnieje dział IT, zaangażowanie zewnętrznej firmy może okazać się skomplikowanym przedsięwzięciem. Dlatego kluczem jest wcześniejsze przygotowanie zespołu i jasne przedstawienie, w jaką stronę zmierza Twoja firma.

Outsourcing IT: czy to opłacalne i korzystne rozwiązanie, jeśli zatrudniasz specjalistów IT?

Zanim jednak pracownicy zostaną poinformowani o planowanych zmianach, odpowiedz sobie na pytanie, czy outsourcing IT jest opłacalny? Zastanów się, jak rozkładają się obowiązki w dziale IT, jakie kompetencje mają pracownicy, za co są odpowiedzialni i jak wygląda obciążenie pracą. W jakiej sytuacji warto rozważyć powierzenie części zadań zewnętrznej firmie? Inaczej, kiedy outsourcing IT jest opłacalny?

1. Jeśli chcesz wdrożyć nowe rozwiązanie od firmy, która jest jego autorem.
2. Jeśli chcesz stworzyć profesjonalny helpdesk dla swoich pracowników, a brakuje Ci ludzi.
3. Jeśli potrzebujesz nowego rozwiązania dla swoich klientów, a Twoi pracownicy są za mocno obciążeni pracą, by nad nim pracować.
4. Jeśli masz wrażenie, że procedury w Twoim dziale IT wymagają ulepszenia.
5. Jeśli Twoi pracownicy nie wyrabiają się z codziennymi obowiązkami i potrzebują wsparcia.
6. Jeśli chcesz przenieść odpowiedzialność za opiekę nad wskazanymi obszarami na zewnętrznego partnera.

Jak widzisz, jest wiele sytuacji, gdy outsourcing IT to korzystne rozwiązanie, które może przyczynić się do usprawnienia działania całego przedsiębiorstwa. Nawiązując stałą współpracę z autorem ciekawego oprogramowania lub aplikacji, możesz zrobić krok w stronę nowych technologii i poprawić standardy. Dostęp do zasobów partnera, takich jak helpdesk, czy serwis IT pomoże Ci lepiej obsługiwać klientów – nie będziesz tracił czasu lub dodatkowo obciążał swoich pracowników. Outsourcing może również przyczynić się do zredukowania nadgodziny.

Jak pokonać opór przed zmianą w zespole IT?

Wiedząc, że outsourcing IT to rozwiązanie opłacalne dla całej firmy, będziesz mógł z większym zaangażowaniem przekonać do niego pracowników. Zadbaj o komunikację. Przygotuj wcześniej listę korzyści i argumentów, których użyjesz, by odpowiednio zaangażować pracowników w proces zmian oraz zadbać o ich dobre nastawienie. Skup się na rozwianiu największych obaw (zwolnienia) i wątpliwości („to nie ma sensu”).  Niezbędne będzie rozpisanie na nowo obowiązków służbowych dla każdego pracownika i jasne zdefiniowanie, za co odpowiedzialna będzie firma z zewnątrz. Jeśli efektem ma być odciążenie pracowników lub przekierowanie zasobów w stronę innych zadań, warto podkreślać korzyści, jakie będzie niosła za sobą zmiana: mniej nadgodzin, więcej czasu na nowe projekty, szkolenia wewnętrzne, spotkania zespołu, skupienie się na nowych zadaniach i ulepszenie obszarów, które tego wymagają.

Jak możesz motywować swoich pracowników?

Zmiany w firmie to trudny czas dla zarządzających oraz zespołu. Dlatego warto zadbać nie tylko o komunikację, ale również o motywację. Pamiętaj, że istnieją płacowe oraz pozapłacowe narzędzia motywowania pracowników. Możesz zrobić w dziale IT ankietę, by sprawdzić, co będzie najlepszym motywatorem lub przeprowadzić rozmowę z każdym z pracowników. Dobrym pomysłem może okazać się spotkanie integracyjne lub wyjazd, zakup nowego sprzętu do firmy, wydłużenie przerwy na lunch, zorganizowanie cateringu, czy przeznaczenia dla chętnych pracowników w każdym tygodniu kilku godzin na rozwój. By outsourcing IT okazał się w Twojej firmie korzystną zmianą, skoncentruj się równie na wyborze odpowiedniego partnera. Poszukaj firmy z polecenia lub takiej, która ma dobre opinie. Więcej o tym, czym kierować się przy wyborze partnera znajdziesz w naszym artykule pt.: „Czym wyróżnia się profesjonalna obsługa IT?”  

Oferta Trust IT

W Trust IT przygotowaliśmy dla Ciebie ofertę outsourcingu IT skoncentrowaną na profesjonalnym zarządzaniu i stałej pomocy. Nawiązując z nami współpracę – działamy w miastach: Katowice, Gliwice, Sosnowiec i Rybnik, (Śląsk), a także: Kraków, Warszawa i Łódź – możesz liczyć na pomoc helpdesku, wsparcie zdalne oraz wizyty serwisantów, jeśli konieczna będzie pomoc w Twojej firmie. Zadbamy również o bezpieczeństwo Twoich danych – to bardzo ważna kwestia, której nie pomijamy w czasie współpracy z naszymi klientami!

Outsourcing IT pomoże uwolnić zasoby w Twojej firmie i odciążyć pracowników działu informatycznego. Wybierz rzetelnego partnera, zadbaj o komunikację oraz motywację Twojego zespołu i skutecznie pokonaj opór przed zmianą!