Rozpocznij od zdefiniowania swoich konkretnych potrzeb i wymagań względem współpracy z firmą IT. Co chcesz osiągnąć dzięki outsourcingowi? Zazwyczaj przedsiębiorstwa decydujące się na skorzystanie z takiej oferty mogą liczyć na:

• zarządzanie infrastrukturą IT – monitorowanie, zarządzanie i optymalizacja zasobów IT są kluczowe dla utrzymania wysokiej wydajności,
• zabezpieczenie danych – ochrona danych i dbanie o to, aby były przechowywanie zgodnie z prawem wymaga wsparcia ekspertów,
• doradztwo i konsultacje – profesjonalna opinia informatyka może pomóc w podjęciu strategicznych decyzji,
• integracja z istniejącymi systemami, aktualizacja baz danych i programów.

Poszukaj firm z doświadczeniem i pozytywnymi opiniami. Możesz sugerować się rekomendacjami znajomych, którym ufasz lub znaleźć ofertę na własną rękę, sprawdzając:

• strony internetowe z recenzjami, np. wizytówkę firmy w Google, gdzie klienci zostawiają opinie o współpracy. Mogą to też być inne witryny, fora internetowej itd.,
• referencje od innych klientów – bezpośredni kontakt z obecnymi lub byłymi klientami może dać realne spojrzenie na współpracę.
• social media – aktywność firmy w mediach społecznościowych może świadczyć o jej zaangażowaniu i profesjonalizmie,
• nagrody i wyróżnienia – czy firma zdobyła jakieś branżowe nagrody czy certyfikaty? Na pewno nie jest to priorytetem, ale może przemawiać na korzyść jeden z firm, gdy masz problem z podjęciem ostatecznej decyzji.

Nie obawiaj się zadawać pytań i negocjować warunków. Jeśli zainteresuje Cię jakaś oferta, postaraj się dokładnie ją poznać, aby uniknąć niespodzianek. Warto dowiedzieć się o:

• Zasady komunikacji – jak będzie wyglądała komunikacja między Tobą a zespołem IT? Czy masz dostęp do dedykowanego internetowego panelu klienta?
• Dostępność wsparcia – jakie są gwarancje dostępności i jakości usług? W jakich godzinach świadczona jest pomoc, ile czasu potrzeba na usunięcie usterki i reakcję specjalisty IT?
• Elastyczność w zmianach i modyfikacjach – czy firma jest elastyczna, jeśli chodzi o zmiany w projekcie, w obszarze świadczonych usług?

Dobra firma IT dysponuje zespołem ekspertów. Co świadczy o ich doświadczeniu i gotowości niesienia wsparcia informatycznego? Przede wszystkim posiadane wykształcenie potwierdzone certyfikatami oraz doświadczenie w branży (czasem nawet ważniejsze od „papierków”). Warto poznać specjalizacje, w czym poszczególne osoby czują się pewnie. Czy ich wartości są zgodne z Twoimi? Już pierwsze rozmowy pozwolą wyczuć, czy komunikacja między firmami będzie odbywała się w przyjemny, lecz profesjonalny sposób.

Do tego znajomość narzędzi i korzystanie z dobrej jakości oryginalnych sprzętów oraz oprogramowania. Zapytaj też o podejście do bezpieczeństwa, ochrony danych osobowych i innych wrażliwych.

Przejrzyj umowę i upewnij się, że wszystkie ważne dla Ciebie elementy są w niej ujęte. Zaleca się również skonsultowanie umowy z prawnikiem. Jeśli jakieś zapisy nie są dla Ciebie jasne, dopytaj o nie zanim złożysz swój podpis.

Po zawarciu umowy przychodzi czas na rozpoczęcie współpracy z firmą IT. Początkowo może to wymagać rozmów i konsultacji, celem poznania swoich oczekiwań oraz celów. Konieczne może być też odbycie specjalistycznego szkolenia, które zorganizuje przedstawiciel IT.

Pamiętaj, że nie musisz ograniczać się w poszukiwaniach firmy IT. Większość z nich działa zdalnie, oferując zdalną obsługę klientów z całej Polski. TrustIT to lider w dziedzinie outsourcingu usług IT, oferujący kompleksowe rozwiązania dla firm różnych branż. Misją firmy jest dostarczanie innowacyjnych technologii, które napędzają Twój biznes.