Sposób na optymalizację kosztów w firmie – jak skutecznie odciążyć dział IT?

Prowadzisz firmę, której ważną częścią jest sprawnie działający dział IT? Regularnie otrzymujesz informacje od pracowników, że mają zbyt dużo obowiązków i nie wyrabiają się z bieżącymi zadaniami? Zastanawiasz się, czy dobrym pomysłem będzie tworzenie nowych miejsc pracy i rozbudowa działu? Proponujemy rozwiązanie, które pomoże Ci zoptymalizować koszty i jednocześnie skutecznie odciążyć dział IT w Twojej firmie – więcej informacji znajdziesz w tym artykule.

Powody przeciążenia działu IT

W procesie zarządzania firmą pojawia się wiele wyzwań oraz problemów, które będą wpływać pozytywnie lub negatywnie na funkcjonowanie całej organizacji. Trudności mogą uwidocznić się między innymi w przeciążeniu działów lub poszczególnych komórek organizacyjnych. We współczesnych przedsiębiorstwach, które do funkcjonowania potrzebują Internetu, sieci oraz oprogramowania, działania związane z IT są często kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania całej struktury. Dlatego istotne jest poznanie powodów, które sprawiają, że proces zarządzania nie jest efektywny. Zdefiniowanie przyczyn występujących problemów to pierwszy krok, by wprowadzić odpowiednie środki zaradcze. Jakie mogą być powody przeciążenia działu IT?

Niedopracowane procedury wewnętrzne

Jedną z przyczyn, które mogą mieć wpływ na występowanie problemów w dziale IT w Twojej firmie, są niedopracowane procedury wewnętrzne. Pamiętaj, że zarządzanie organizacją to proces, którego najważniejszymi elementami są: planowanie, organizowanie, motywowanie oraz kontrola. Wraz ze zmieniającymi się warunkami wewnątrz organizacji oraz w jej otoczeniu, warto również modyfikować procedury wewnętrzne w taki sposób, by odpowiadały faktycznym potrzebom pracowników oraz całej firmy. Jakie problemy możesz napotkać, jeśli pozostawisz procedury wewnętrzne bez kontroli?

Zła organizacja czasu pracy

Wraz ze zmieniającą się ilością obowiązków, rodzajem zadań, sposobami wykonywania poszczególnych czynności, czy ilością osób pracujących w dziale, może okazać się dotychczasowa organizacja czasu pracy w dziale IT przestała być efektywna.

Brak równowagi między planowaniem a wykonywaniem zadań

Być może na początku działania Twojej firmy bardzo duży nacisk położyłeś na planowanie. To dobra strategia, ponieważ wiele procesów wymaga dokładnego omówienia. Jeśli jednak od założenia firmy ilość zawartych kontraktów, a tym samym obowiązków w poszczególnych działach, uległa zwiększeniu, brak równowagi między planowaniem a faktycznym wykonywaniem zadań może być zauważalny w braku efektywności.

Niewłaściwy rozkład obowiązków

W dziale IT w Twojej firmie będą dokonywane różne zmiany i ulepszenia. Jeśli tworzenie nowych stanowisk pracy, wdrożenie innowacyjnego oprogramowania, czy opracowanie standardów, nie skłoni Cię do przemyślenia rozkładu obowiązków, może okazać się, że Twoi pracownicy nie mogą sprostać terminom i są nieustannie przepracowani.

Niedopracowane procedury obsługi klienta

Jeśli Twój dział IT pozostaje w stałym kontakcie z klientem lub działem obsługi, brak odpowiednich procedur może wpłynąć na zaburzenia i przestoje w codziennej pracy specjalistów.

Przestarzały sprzęt

Firmy, które nie inwestują w odpowiedni sprzęt powinny liczyć się z tym, że może dojść do pogorszenia efektywności pracy w dziale IT. Specjaliści zamiast zajmować się swoimi zadaniami będą rozwiązywać problemy pracowników związane z codzienną obsługą urządzeń. 

Brak wyraźnej struktury organizacyjnej w dziale IT

Kolejną przyczyną problemów może być brak wyraźnej struktury w dziale IT. Każdy dział potrzebuje osoby odpowiedzialnej za przydzielanie zadań, motywowanie oraz kontrolę personelu. Jeśli zrezygnujesz z tworzenia stanowiska kierownika, powinieneś oficjalnie przydzielić uprawnienia jednemu z pracowników. 

Brak szkoleń – nieharmonijny rozwój organizacji

Jeśli regularnie inwestujesz w rozwój organizacji, ale pomijasz dział IT, możesz spodziewać się, że prędzej czy później pojawią się problemy z efektywnością pracy wśród specjalistów. Pracownicy IT również potrzebują szkoleń, by utrzymać wysoki standard świadczonych usług i wspierać inne działy oraz klientów Twojej firmy.

Jak skutecznie zdefiniować problemy w dziale IT?

W momencie, w którym znane są już przyczyny problemów w dziale IT, należy zdefiniować i nazwać codzienne trudności, wśród których można wyróżnić: przeciążenia w procesach, obniżenie motywacji pracowników, przestoje w pracy, trudności z obsługą klienta, zakłócenia w komunikacji, występowanie napięć w zespole, które przenoszą się na całą organizację. Zastanawiasz się, jak skutecznie określić, które z tych problemów są codziennością w Twoim przedsiębiorstwie?  Dobrym rozwiązaniem, które pozwoli Ci lepiej zrozumieć, co dzieje się w dziale IT, będzie rozmowa z pracownikami. Jeśli nie uzyskasz dzięki niej niezbędnych informacji, możesz poprosić swój zespół o wypełnienie ankiety lub zacząć spędzać więcej czasu z pracownikami. Wspólna, codzienna praca pozwoli Ci szybciej zdefiniować, z czym zmaga się zespół. Dobrym rozwiązaniem będą również regularne spotkania – narady, podczas których skupisz się na omawianiu problemów. Wymienione działania stanowią zaledwie pierwszy krok na drodze do skutecznego zarządzania. Jakie inne kroki możesz podjąć, by szybciej osiągnąć oczekiwane rezultaty?

Jak zoptymalizować koszty i odciążyć dział IT?

Jeśli zależy Ci, by odciążyć pracowników działu IT w Twojej firmie przy jednoczesnej optymalizacji kosztów, oto kilka rozwiązań, które możesz spróbować wdrożyć w swojej organizacji.

Zmniejszenie liczby zadań – inny podział obowiązków w firmie

Jeśli zaproponujesz inny niż dotychczas podział obowiązków w firmie – na przykład świadomie zdecydujesz się na odciążenie działu IT i przekazanie części zadań do innych działów – może okazać się, że efektywność pracy specjalistów IT szybko ulegnie poprawie. Co więcej, monitoruj na bieżąco, czym zajmują się członkowie zespołu, ponieważ może się okazać, że wiele czasu poświęcają na codzienną pomoc pracownikom, realizując zlecenia, których przyczyna leży w niewiedzy lub w wygodzie.

Szkolenia dla pracowników działu IT oraz szkolenia organizowane przez dział IT dla osób z innych działów

Regularne szkolenia dla pracowników działu IT mogą okazać się pomocne w efektywnym zarządzaniu zespołem. Przydatne może okazać się inwestowanie w wiedzę pracowników, ale również branie udziału w szkoleniach miękkich, czyli skoncentrowanych na rozwoju umiejętności interpersonalnych.

Wdrożenie oprogramowania, które zmniejszy ilość codziennych zadań

Pracownicy działu IT mogą docenić pomysł związany z wdrożeniem oprogramowania na przykład: elektronicznego obiegu dokumentów, czy systemu zarządzania drukiem, które odciąży ich w codziennej pracy. Pamiętaj jednak, by taką decyzję przedyskutować w dziale IT, zanim zdecydujesz się na podpisanie umowy. Wdrożenie nowego rozwiązania będzie przecież spoczywało na barkach Twoich pracowników!

W miarę podejmowania kolejnych działań może się okazać, że proponowane rozwiązania nie spełniają oczekiwań członków zespołu i nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Znalezienie odpowiedniego oprogramowania, a także przeprowadzenie potrzebnych szkoleń może zająć sporo czasu. Jakie kroki możesz podjąć w takiej sytuacji, kierując się jednocześnie optymalizacją kosztów i odciążeniem działu IT?  Rozwiązaniem, na które powinieneś zwrócić uwagę, jest outsourcing informatyczny, czyli korzystanie ze stałego wsparcia doświadczonego partnera. Jakie korzyści może osiągnąć Twoja firma, jeśli wybierzesz outsourcing?

Outsourcing informatyczny – korzyści dla Twojej firmy

Powierzenie opieki nad całym działem lub jego wydzieloną częścią to świetny sposób, by odciążyć pracowników i zoptymalizować koszty. Zamiast zatrudniać kolejnego specjalistę, możesz znaleźć doświadczonego partnera, który podejmie odpowiednie działania w czasie ściśle określonym w umowie. Outsourcing informatyczny będzie skuteczną formą współpracy, jeśli:

  • poznasz oczekiwania wewnątrz działu IT oraz w całej organizacji,
  • wspólnie z pracownikami zastanowisz się nad wydzieleniem konkretnych obszarów,
  • zdefiniujesz obszary do wydzielenia, kierując się efektywnością pracy oraz rachunkiem ekonomicznym,
  • dokładnie określisz obowiązki i prawa firmy, która będzie świadczyła outsourcing informatyczny,
  • poszukasz odpowiedniego partnera.

Outsourcing informatyczny może przynieść wiele korzyści Twojej firmie. Wsparcie rzetelnego i profesjonalnego partnera – więcej o tym, czym wyróżnia się profesjonalna obsługa IT, znajdziesz w naszym artykule – pozwoli Twoim pracownikom na nowo rozdzielić zadania i ułożyć listę obowiązków. Mniej przeciążeniu specjaliści będą pracowali efektywniej. Co więcej, outsourcing jest opłacalny również pod względem ekonomicznym – miesięczna płatność za usługi będzie niższa niż koszty stworzenia nowych stanowisk pracy. Istotną przeszkodą na drodze do wdrożenia rozwiązania może okazać się opór przed zmianą w samym dziale IT. Sprawdź, jak sobie z nim poradzić – przeczytaj nasz artykuł pt.: „Outsourcing IT – jak pokonać opór przed zmianą w zespole IT?” 

Istnieją różne sposoby, by odciążyć dział IT i zoptymalizować koszty w firmie. Zawsze warto zacząć od zdefiniowania problemów i ich przyczyn, a później poszukać najlepszego rozwiązania. Propozycją, która ma szansę okazać się najlepszą dla Twojej firmy, może być outsourcing informatyczny, czyli przekazanie opieki nad częścią zadań z działu IT zewnętrznemu partnerowi. Niezależnie od tego, które rozwiązanie wybierzesz, pamiętaj, by na bieżąco kontrolować to, co dzieje się w Twojej firmie i regularnie dokonywać niezbędnych zmian w procesie zarządzania. Jest to najlepszy sposób na utrzymanie wysokiej efektywności w działaniu organizacji.