Outsourcing IT ewoluował znacząco i jest obecnie postrzegany jako strategiczna dźwignia wzrostu, a nie tylko narzędzie do redukcji kosztów. Istnieje kilka czynników, które przyczyniły się do tej zmiany podejścia:

Optymalizacja kosztów.

Bardzo często podstawową funkcją outsourcingu IT jest optymalizacja kosztów. Analiza kosztowa działania IT bywa jednak często niewłaściwie sporządzana i rozumiana jako porównanie bieżących kosztów utrzymania, głównie płac. Nie uwzględnia się kosztów przestoju spowodowanego awarią lub atakiem zewnętrznym, które są trudne do obliczenia, ale niezwykle istotne w planowaniu budżetu. Również straty wynikające z niewdrożenia lub zbyt długiego wdrażania innowacyjnych czy wymaganych prawem rozwiązań informatycznych są często pomijane.

Skalowalność jako dźwignia wzrostu.

Outsourcing IT umożliwia firmie łatwiejsze skalowanie zasobów IT w zależności od potrzeb. W procesie wsparcia informatycznego wyróżniamy różne role:

1. Service desk – odpowiedzialny za kontakt z użytkownikami końcowymi.
2. Administratorzy systemów – nadawanie uprawnień, aktualizowanie systemów.
3. Administratorzy sieci – odpowiedzialni za bezpieczeństwo przepływu informacji (routery brzegowe, firewalle).
4. Administratorzy aplikacji biznesowych – modyfikacja narzędzi aplikacyjnych, integracja z pozostałymi narzędziami.
5. Serwis techniczny – naprawa, wymiana sprzętu.
6. Koordynator IT.

Często bywa tak, że którejś z funkcji brakuje, jest nieobsadzona w wystarczający sposób albo w wyniku rozwoju firmy trzeba zmienić obsadę roli. W takich sytuacjach zamiast rozszerzać własny zespół informatyczny, warto użyć outsourcingu jako usługi i powierzyć niektóre z ról firmie zewnętrznej.

Ekspertyza i elastyczność.

Outsourcing IT zapewnia dostęp do wiedzy eksperckiej. Informatyka to bardzo szybko zmieniająca się dziedzina wiedzy. Nawet w rozbudowanych zespołach IT może zabraknąć specjalistycznej wiedzy w specyficznych aspektach. Projekty wdrożeniowe lub restrukturyzacyjne, takie jak wdrożenie systemu zabezpieczeń, zmiany infrastrukturalne, migracja serwera poczty czy wdrożenie nowego systemu CRM, wymagają dodatkowego zaangażowania i obciążenia zespołu IT. Outsourcing tych zadań do firm specjalizujących się w takich projektach jest efektywnym rozwiązaniem.

Podstawowym narzędziem jest odpowiednio skonstruowana umowa outsourcingowa, która powinna zawierać:

1. Gwarancje ciągłości działania
2. Gwarancje bezpieczeństwa informacji
3. Elementy umowy o nieujawnianiu informacji – kary umowne
4. Precyzyjnie zdefiniowany zakres i poziom usług (SLA):
   • W jakich godzinach jest zagwarantowana obsługa?
   • Jak szybko obsługa zareaguje na zgłoszenie?
   • W jakim czasie zostanie usunięta usterka?
   • W jakim czasie zostanie usunięta awaria krytyczna?
   • Czy można liczyć na sprzęt zastępczy?
   • Czy dane są bezpieczne?
5. Jednoznaczne i przewidywalne koszty operacyjne
6. Skalowalny model kosztowy uwzględniający dynamikę rozwoju

Chciałbym Państwa zachęcić do stosowania outsourcingu informatycznego jako narzędzia pozwalającego na szybki rozwój, elastyczne reagowanie na zmieniające się warunki oraz dostęp do specjalistycznej wiedzy. Stała współpraca z partnerem pozwoli na bezpieczny, dobrze wyskalowany rozwój firmy, szybką reakcję na pojawiające się zagrożenia oraz możliwość skupienia się na swojej podstawowej działalności.

Outsourcing IT w działach IT jest nie tylko narzędziem do optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim strategiczną dźwignią wzrostu. Zapewnia skalowalność, dostęp do ekspertów oraz możliwość koncentracji na kluczowych zadaniach. Odpowiednio zarządzany outsourcing może przynieść firmie znaczące korzyści, umożliwiając szybki rozwój i wprowadzanie innowacji. Zachęcamy do rozważenia outsourcingu IT jako integralnej części strategii rozwoju Państwa firmy.