Jak wybrać odpowiedni outsourcing IT? Kluczowe kryteria i pytania

Outsourcing IT stał się popularnym rozwiązaniem dla biznesu – firm, które chcą skupić się na swoich kluczowych kompetencjach, jednocześnie zapewniając sobie najwyższą jakość obsługi technologicznej. Wybór odpowiedniego partnera do outsourcingu IT jest kluczowy dla sukcesu firmy. W tym artykule omówimy najważniejsze kryteria wyboru oraz pytania, które warto zadać potencjalnym dostawcom usług IT.

Dwa koła zębate, jedno podpisane jako outsourcing IT, drugie jako biznes, idealnie na siebie nachodzące

SPIS TREŚCI

1. Doświadczenie i referencje

2. Kompetencje technologiczne

3. Zakres usług

4. Koszty i model rozliczeń

5. Komunikacja i kultura pracy

6. Bezpieczeństwo i poufnosć

7. Skalowalność i elastyczność

8. Umowa SLA (Service Level Agreement)

9. Wsparcie techniczne i obsługa klienta

Podsumowanie

1. Doświadczenie i referencje

Dlaczego doświadczenie jest kluczowe?

Doświadczenie dostawcy outsourcingu IT jest jednym z najważniejszych kryteriów, jakie firmy powinny brać pod uwagę przy wyborze partnera do współpracy. Doświadczony dostawca posiada nie tylko wiedzę teoretyczną, ale również praktyczne umiejętności, które są nieocenione w zarządzaniu różnorodnymi projektami IT. Wieloletnie doświadczenie w branży świadczy o stabilności i niezawodności firmy, co jest szczególnie ważne w kontekście długoterminowej współpracy.

Korzyści z wyboru doświadczonego dostawcy:

Głębsza wiedza branżowa: Doświadczeni dostawcy mają szeroką wiedzę na temat najnowszych technologii, trendów rynkowych oraz najlepszych praktyk w branży IT. Dzięki temu są w stanie dostarczyć rozwiązania, które są zarówno innowacyjne, jak i skuteczne.
Lepsze zarządzanie ryzykiem: Firmy z dużym doświadczeniem potrafią lepiej zarządzać ryzykiem i unikać typowych pułapek, które mogą wystąpić podczas realizacji projektów IT.
Wyższa jakość usług: Doświadczeni dostawcy zazwyczaj oferują wyższą jakość usług, ponieważ mają wypracowane procedury i standardy, które zapewniają spójność i niezawodność.

Jak sprawdzić doświadczenie dostawcy?

Firmy powinny przeprowadzić dokładny research, aby ocenić doświadczenie potencjalnych dostawców outsourcingowych. Oto kilka kluczowych kroków, które warto podjąć:

Analiza historii działalności: Sprawdź, jak długo firma działa na rynku. Wieloletnie doświadczenie może świadczyć o stabilności i niezawodności dostawcy.
Referencje od zadowolonych klientów: Poproś o referencje od obecnych i byłych klientów. Opinie innych firm, które korzystały z usług dostawcy, mogą dostarczyć cennych informacji na temat jakości świadczonych usług.
Studia przypadków (case studies): Przejrzyj dostępne studia przypadków, które pokazują konkretne przykłady udanych wdrożeń i realizacji projektów. Case studies są doskonałym wskaźnikiem kompetencji i skuteczności dostawcy.
Certyfikaty: Sprawdź, czy firma posiada certyfikaty, które potwierdzają jej kompetencje i profesjonalizm.

2. Kompetencje technologiczne

Jakie technologie są najważniejsze?

Wybierając partnera outsourcingowego, warto upewnić się, że posiada on niezbędne kompetencje technologiczne. Technologie takie jak: Microsoft, Google, Fortinet, Apple, Quest, Palo Alto, Mikrotik, Ubiquiti, Microsoft Defender są obecnie kluczowe dla wielu korporacji.

3. Zakres usług

Kompleksowosć oferty: 

Zakres oferowanych usług jest kluczowy. Dobry partner outsourcingowy powinien oferować kompleksowe usługi IT, w tym Service Desk, administracje serwerami, administracje chmurą, administracje Google Workspace / Microsoft 365, sieci i bezpieczenstwo, Cybersecurity oraz umiejętność pracy na projektach.

Elastyczność usług:

Elastyczność w dostosowywaniu usług do specyficznych potrzeb klienta jest dodatkowym atutem. Partner powinien być w stanie dostosować swoje usługi do indywidualnych wymagań korporacji, co pozwoli na lepsze dopasowanie do specyfiki działalności firmy.

4. Koszty i model rozliczeń

Transparentność kosztów:

Przejrzystość kosztów jest niezwykle istotna. Korporacje powinny szukać firm, które oferują jasne i zrozumiałe modele rozliczeń, bez ukrytych opłat. Przejrzystość w kwestii kosztów pozwala na lepsze planowanie budżetu i unikanie nieprzyjemnych niespodzianek.

Różne modele rozliczeń:

Firmy outsourcingu IT powinny oferować różne opcje rozliczeń, takie jak stała opłata miesięczna, rozliczenie za projekt, czy model hybrydowy. Różne modele rozliczeń pozwalają na lepsze dopasowanie do specyficznych potrzeb i możliwości finansowych korporacji.

5. Komunikacja i kultura pracy

Jakosć komunikacji:

Jakość komunikacji jest kluczowa dla udanej współpracy. Regularne raporty, spotkania statusowe oraz dostępność zespołu to aspekty, na które warto zwrócić uwagę. Dobry partner powinien oferować różne kanały komunikacji, które pozwolą na bieżące monitorowanie postępów prac oraz szybkie rozwiązywanie ewentualnych problemów.

Zgodnosć kultury pracy:

Kultura pracy dostawcy powinna być zgodna z kulturą organizacyjną korporacji. Zgodność w tym zakresie pozwala na lepszą współpracę i zrozumienie wzajemnych oczekiwań. Partner outsourcingowy powinien rozumieć i respektować wartości oraz zasady obowiązujące w firmie.

6. Bezpieczeństwo i poufność

Polityki bezpieczeństwa:

Bezpieczeństwo danych jest priorytetem. Należy zwrócić uwagę na polityki bezpieczeństwa stosowane przez firmę oraz na zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, np. RODO. Partner powinien stosować najwyższe standardy bezpieczeństwa, aby chronić dane i systemy klienta.

Compliance

Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych jest kluczowa. Firmy powinny upewnić się, że ich partner outsourcingowy przestrzega wszystkich obowiązujących regulacji prawnych, co minimalizuje ryzyko związane z naruszeniem danych i ewentualnymi sankcjami.

7. Skalowalność i elastyczność

Skalowalność usług:

Skalowalność usług jest istotna dla dynamicznie rozwijających się korporacji. Partner outsourcingowy powinien być w stanie dostosować swoje usługi do zmieniających się potrzeb firmy. Elastyczność w podejściu do współpracy pozwala na lepsze reagowanie na zmiany rynkowe i biznesowe.

Elastyczność w podejściu:

Elastyczność partnera w dostosowywaniu swoich usług do specyficznych potrzeb klienta jest kluczowa. Firmy powinny szukać partnerów, którzy są otwarci na modyfikacje i dostosowania, co pozwala na lepsze dopasowanie usług do bieżących wymagań.

8. Umowa SLA (Service Level Agreement)

Gwarantowany poziom usług:

Umowa SLA jest kluczowa dla określenia poziomu usług. Powinna zawierać gwarantowane poziomy usług, takie jak czas reakcji, dostępność usług, itp.

Konsekwencje za niedotrzymanie warunków SLA:

Ważne jest również, aby umowa przewidywała konsekwencje za niedotrzymanie warunków SLA. To pozwala na lepsze zarządzanie ryzykiem i zapewnia, że partner outsourcingowy będzie dążył do utrzymania wysokiego poziomu usług.

9. Wsparcie techniczne i obsługa klienta

Dostępność wsparcia technicznego:

Dostępność wsparcia technicznego oraz jakość obsługi klienta są niezwykle ważne. Firmy powinny oferować 24/7 support oraz szybko reagować na zgłoszenia. Kompetencje zespołu wsparcia technicznego mają bezpośredni wpływ na jakość współpracy.

Jakość obsługi klienta:

Jakość obsługi klienta jest kluczowa dla satysfakcji z usług. Partner powinien oferować profesjonalne i efektywne wsparcie, które pozwala na szybkie rozwiązywanie problemów i zapewnienie ciągłości działania systemów IT.

PODSUMOWANIE

Wybór odpowiedniego partnera outsourcingowego IT to decyzja strategiczna, która ma duży wpływ na sukces korporacji. Warto dokładnie przeanalizować doświadczenie, kompetencje technologiczne, zakres usług, koszty, jakość komunikacji, polityki bezpieczeństwa, skalowalność usług, umowę SLA oraz wsparcie techniczne. Zadawanie odpowiednich pytań potencjalnym dostawcom usług IT pomoże w dokonaniu świadomego wyboru.

To może Cię zainteresować

5 korzyści wynikających ze współpracy z firmą IT

5 korzyści wynikających ze współpracy z firmą IT

Outsourcing usług IT to temat, który wzbudza zainteresowanie firm i każe im rozważyć, czy dotychczasowa obsługa informatyczna w pełni odpowiada ich specyficznym potrzebom. W dobie digitalizacji, gdzie technologia odgrywa istotną rolę we wszystkich obszarach biznesu,...

Na czym polega outsourcing IT

Na czym polega outsourcing IT

Outsourcing firmy IT polega na delegowaniu zadań związanych z obsługą informatyczną. To zadanie przedsiębiorstwa przekazują specjalistom spoza organizacji, zlecając im konkretne czynności lub decydując się na cały pakiet w ramach stałego miesięcznego abonamentu....